Die neuen Beauftragten nach dem LkSG - Pflicht und Chance -
Mit diesem Beitrag wollen wir Sie bekannt machen mit zwei neuen Funktionsträgern, dem „Menschenrechtsbeauftragten“ und dem „Beschwerdebeauftragten“:
Seit dem 01.01.2024 sind im Inland ansässige Unternehmen bereits ab einer Schwelle von „nur“ 1.000 Arbeitnehmern (inkl. entsandte und Leiharbeitnehmer, letztere ab 6 Monate) verpflichtet zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG vom 01.01.2023). In der Sache geht es um ein angemessenes Risikomanagement mit menschenrechtlichen und umweltbezogenen Präventions- und Abhilfemaßnahmen.
Die Implementierung dieses Risikomanagements ist gesetzlich detailliert geregelt. Unter anderem müssen Personen beauftragt werden
+ mit der Überwachung der Wirksamkeit und
+ mit dem Betrieb eines angemessenen Beschwerdeverfahrens.
Da diese neue Gesetzeslage für jeden Wirtschaftsteilnehmer relevant werden kann, ob als Adressat des Gesetzes mit Umsetzungspflicht oder als Geschäftspartner im Rahmen einer betriebliche Risikoanalyse, möchten wir Ihnen mit den folgenden Erläuterungen einen Einstieg in diese komplexe Thematik anbieten:
A. Der „Menschenrechtsbeauftagte“
Der erste Funktionsträger ist für die Wirksamkeit der Selbstkontrolle zuständig:
Nach § 4 Abs. 3 LkSG sind eine oder mehrere Personen zu bestimmen, die das Risikomanagement überwachen. Dies wird in aller Regel durch die Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten umgesetzt gemäß der gesetzgeberischen Intention, auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist. Konkret muss es sich um eine / mehrere „Person(en) innerhalb des Unternehmens“ handeln, also um Mitarbeiter oder ähnlich vertraglich verbundene Personen. Bei der konkreten Auswahl wird eine sorgfältige Abwägung erforderlich, einerseits was das benötigte Know-How anbetrifft, andererseits aber auch was die funktionale Abgrenzung anbetrifft zwischen generellen Verantwortungsbereichen und der für diese Position primären Kontrollpflicht.
Formal kann die Beteiligung des Betriebsrats bei der Bestellung erforderlich werden. Ohne entsprechende Zuständigkeitsregelung werden Bußgelder riskiert, da dies Ordnungswidrigkeit nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 LkSG wäre.
B. Der „Beschwerdebeauftragte“
Der zweite Funktionsträger ist quasi der Garant der Selbstkontrolle:
Nach § 8 LkSG sind eine oder mehrere Personen zu bestimmen für die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens für Hinweise auf menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen. In der Praxis spricht man von dem/ den „Beschwerdebeauftragten“. Dieser muss unparteiisch und weisungsunabhängig agieren, ist zwingend zur Verschwiegenheit verpflichtet und hat entsprechende Hinweise nach einer eigens aufzustellenden Verfahrensordnung zu bearbeiten.
Bei der Besetzung ist hier auch der Rückgriff auf externe Fachleute zulässig. Was hier die Intention des Gesetzgebers ist, liegt auf der Hand: Mit der Beauftragung von Externen macht der Unternehmer plausibel, dass er einen geeigneten Beschwerdeweg eingerichtet hat (unparteiisch, vertraulich etc.).
Formal kann auch hier die Beteiligung des Betriebsrats erforderlich werden. Ohne entsprechende Zuständigkeitsregelung werden Bußgelder auch hier riskiert, da dies Ordnungswidrigkeit nach § 24 Abs. 1 Nr. 8 LkSG wäre.
C. Hinweise zur Umsetzung
Je nach Größe eines Unternehmens oder Konzerns stellen sich diverse Detailfragen, die sowohl bei der Umsetzung als auch für die Betroffene wie z.B. Hinweisgeber relevant werden können.
Beispielsweise sollte beachtet werden, dass der Wirksamkeit des Risikomanagements oberste Priorität zukommt, quasi eine Rechtslage wie nach dem bekannten Prinzip „privacy by design“ im Datenschutzrecht.
Zuständigkeits- und Funktionsabgrenzungen sind hier ebenso wichtig wie Steuerungs- und Effizienzaspekte. Ganz praktisch handelt es sich um Fragen wie etwa der Eignung einer konzernweiten Implementierung, der Differenzierung von Entscheidungskompetenzen, der Vermeidung von Interessen-/ Verantwortungs- oder sonstigen funktionalen oder persönlichen Zielkonflikten und ähnlichem oder auch einfach der Vertragsgestaltung, ob arbeitsrechtlich oder bei der Vergabe.
Auch ob man beim Aufbau eines wirksamen Risikomanagements von der Möglichkeit externer Beschwerdebeauftragte Gebrauch macht, kann einen Unterschied machen. Aus anderen Compliance-Bereichen ist bekannt, dass Mitarbeiter externen Beauftragte eher als vertrauenswürdig wahrnehmen, was die Vertraulichkeit ihrer Hinweise anbetrifft. Auch so kann also gefördert werden, dass durch Hinweise Missstände bekannt werden und beseitigt werden können.
Auch die mögliche Haftung des Funktionsträgers/ Beauftragten und etwaige versicherungstechnische Maßnahmen sollten nicht übersehen werden.
D. Chancen
Eine ergebnisorientierte Befassung mit den neuen Sorgfaltspflichten kann sich allemal auszahlen, auch wirtschaftlich:
Die Chancen eines wirksamen Compliance Management Tools sind etwa aus dem Bereich des Hinweisgeberschutzes schon bekannt: Was für Kunden eine zunehmend erforderliche Voraussetzung einer vertrauensvollen Zusammenarbeit ist, ist auch für das Unternehmen selbst eine Möglichkeit, effizienter zu agieren, Missständen auf die Spur zu kommen und im „Fall der Fälle“ den Schaden zu begrenzen.
Dass jetzt menschenrechtliche und umweltbezogene Präventions- und Abhilfemaßnahmen Pflicht sind, ist sicherlich im Hinblick auf die Überregulierung und ihre Kosten fragwürdig, der Sache nach aber im internationalen rechtlichen Kontext und Wirtschaftsverkehr derzeit unausweichlich. Neben den (gesetzgeberisch erhofften) Effekten für Arbeitsverhältnisse und die Umwelt kann aber auch der unternehmerische Erfolg selbst gefördert werden:
Etwa der positive Einfluss identifikationsfördernder Unternehmenswerte und -kultur bei der Belegschaft ist mittlerweile unbestritten und mit messbaren Ergebnissen belegt. Gerade hier kann das neue Risikomanagement bei richtiger Kommunikation auch bereits intern einen heute nicht unwesentlichen Beitrag leisten.
Sie können gern auf uns zukommen bei Fragen zu diesen Themen. Die Unterstützung in den verschiedenen Compliance- Bereichen und auch bei dem Umgang mit diesen neuen Funktionen gehört zu unseren Kernkompetenzen.
Ihre Ansprechpartner:
Peter Wagner
Dr. Thomas A. Degen
Dr. Hanns-Georg Pipping
Tilo Schindele
Marcia Carla Iosini LL.M.
Dr. Arnd-Christian Kulow
Mathias Lang LL.M.
Prof. Dr. Laird H. McNeil